La PROCRASTINACIÓN. Una palabrita difícil y complicada de erradicar, que es más frecuente de lo que uno quisiera reconocer.
Procrastinar significa posponer o aplazar tareas, deberes y responsabilidades por otras actividades que nos resultan más gratificantes pero que son irrelevantes. Sinónimos de procrastinar son: diferir, aplazar, postergar o posponer.
Este hábito lo llevamos muchos de nosotros y es bastante ladino. Sin embargo, tenemos miles de trucos y consejos para intentar sacarlo de nuestras vidas.
Un día cualquiera:
Comienza la semana y tengo que organizarme para hacer las compras de lo que voy a necesitar para algunos trabajos. Es lunes, falta todavía. No tengo ganas de salir, porque llueve. Voy mañana, hay tiempo.
Llega el martes y comienzo con las compras, pero algunas me van quedando rezagadas. Me digo: Llego a casa y vuelvo a salir. Una vez en casa, me da pereza y me quedo haciendo cosas y dejo lo que me falta para el día siguiente, que ya es… miércoles.
Voy a comprar algunas bandejas y cuando las pido, me dicen que están con muchos pedidos y que no las pueden tener, sino al día siguiente. El tema es que el día siguiente ya es jueves, y por la noche comienzo a preparar mis entregas.
¿Se podrán retirar por la mañana? Creemos que sí… cualquier cosa, nos llaman. Punta de pánico y comienzo de los ruegos. Que toda la galaxia se alinee para que lleguen a hacer los cortes.
Pudieron hacer la mitad. ¿Cómo reemplazo lo que queda? A ver, a ver… tantos años dejando todo para último momento, no puedo decir que no esté consciente de los peligros de posponer, no? Sin embargo, aquí estoy de nuevo.
Como resultado, algo que perfectamente se podría haber hecho con tranquilidad, planificando cada tarea, queda desbaratado por el amontonamiento caótico de cosas de último momento. Taquicardia, mal humor, etc… Esto no puede continuar así, tengo que dejar de procrastinar. Bueno… lo dejo para la próxima vez. El próximo proyecto.
De más está decir que el loop se repite, con más o menos inconvenientes de última hora, pero todos, sin excepción, quitándole el entusiasmo y el placer de hacer cosas que nos gustan, porque las corridas lo empañan.
Un par de grandes diferencias: Tarea Urgente y Tarea Importante
Tarea Urgente
La urgencia es una cualidad asociada al TIEMPO. Aumenta tanto a medida que nos queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
- Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite más próxima.
- Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
- Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
- Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Tarea Importante
La importancia es una cualidad asociada a las CONSECUENCIAS. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes.
Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).
¿Cómo diferenciar una tarea Urgente de una Importante?
La IMPORTANCIA y la URGENCIA de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser inteligente y alta a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tenés la urgencia de la tarea y en otro, la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.
Esta matriz de gestión del tiempo es muy clara, tiene lindos colores, no? Pero bueno, lo difícil es llevarlo a la práctica:
Vamos a ver:
1. Si algo es URGENTE e IMPORTANTE no queda otra que hacerlo YA. Sin dilación. Mañana es feriado y los negocios están cerrados. Tengo que ir a comprar las cosas AHORA.
2. Si algo es IMPORTANTE, dependiendo de qué consecuencias me traiga, lo puedo hacer YA o agendarlo en una planificación, que no es lo mismo que patearlo para más adelante.
3. Si algo es URGENTE, pasa a ser super urgente si estamos sobre la fecha y hay que hacerlo YA o puedo buscar a alguien idóneo que lo haga por mí. Este es el horrible término de Delegar. Otra cosa difícil.
4. Si algo no es URGENTE, es decir que sus consecuencias no son demasiado graves, puedo agendarlo y planificarlo o directamente, descartarlo, si está más del lado No Importante.
5. Y el menos estresante, es el lado NO IMPORTANTE, donde las tareas o se delegan, o se descartan.
¿Ven qué fácil?
¿Cómo podemos comenzar?
Cuando procrastinamos las pequeñas cosas
El mejor método para evitar procrastinar las pequeñas cosas es la regla de los 2 minutos. Ésta básicamente dice que si tenés que hacer una tarea y toma 2 minutos o menos la debes hacer de una vez.
Si un email requiere 1 minuto de lectura y 10 segundos para responder si o no, hacelo ahora.
Si alguien te pidió una información y se la podés entregar en menos de 2 minutos hacelo ya.
Básicamente, si algo toma dos minutos o menos se pierde más energía agendando la tarea o postergándola, que haciéndola de una vez.
Yo por ejemplo veía emails o mensajes de Whatsapp con cosas tan pequeñas que pensaba “no es importante, lo dejo para después”. Al cabo de un par de días tenía montones de mensajes por responder que me estaban generando ansiedad. Con el agravante de que si los abría y no los respondía, en el amontonamiento se me traspapelaban. Ahora los leo una vez, los respondo una vez (si me toma menos de 2 minutos) y los elimino para limpiar mi bandea de entrada.
Cuando procrastinamos por pereza
Para evitar dilatar las cosas por pereza, podemos comprometernos a hacer algo solamente por 5 minutos, nada más.
Por ejemplo para esas tareas a las que les tengo pereza me digo “bueno voy a hacer esto pero sólo por 5 minutos”. Como lo más difícil es arrancar, una vez embarcados en la tarea, uno está bastante más de ese tiempo y lo más probable es que terminemos lo que empezamos.
Cuando procrastinamos por falta de claridad
Cuando procrastinamos por falta de claridad es porque no tenemos nítida cuál es la siguiente acción palpable para empezar eso que tenemos que hacer. Vemos esa tarea enorme, sin saber por dónde comenzar.
Lo que debemos hacer es dividir la tarea o el proyecto en pequeños pasos y llegar a la siguiente acción palpable, a la siguiente acción en su término más simple.
Por ejemplo, tengo una fiesta de 15 y tengo que hacer toda la mesa dulce.
Bueno, comenzamos por cosas pequeñas:
- Ver cantidad de invitados
- Planificar platos
- Hacer la lista de lo que necesitamos
- Hacer las compras, etc.
Así es más fácil abordar el proyecto.
Cuando procrastinamos por falta de concentración
Hay momentos en el que sabemos lo que tenemos que hacer y hemos definido la siguiente acción palpable pero aun así no logramos concentrarnos.
Revisar Facebook es más fácil, mirar el email resulta más atractivo, ir al baño se convierte en una excusa. Para este tipo de procrastinación te recomiendo al menos 2 cosas:
- Asignarle un tiempo específico a una tarea. Por ejemplo, si tengo que hacer un diseño y necesito tenerlo listo en 30 minutos, me enfoco para no hacer otras cosas que me tientan, por ejemplo, navegar por la web en sitios que no son relevantes para lo que tengo que hacer. Me entró un mensaje de Whatsapp pero evito revisar mi teléfono porque debo terminar en 30 minutos… Es un truco sencillo que te permite mantenerte enfocado en la tarea que estás realizando.
- En la vida es más fácil prevenir tener tentaciones que evitar caer en ellas ¿Cómo puedes aplicar esto a tu trabajo diario? Cuando estés a punto de iniciar algo que necesita tu atención y en lo que te querés concentrar pensá qué cosas te pueden distraer y cómo las podés evitar.
La motivación y la organización son el combustible de la autodisciplina. Sin eso, no se puede lograr mucho.
Creo que experimentar la sensación de haber podido obtener un logro en tiempo y forma, nos da una satisfacción que es difícil de describir… el desafío es que lo convirtamos en un hábito.
Espero que ustedes no tengan que lidiar con este feo hábito. Pero si lo tuvieran, qué trucos usan para tenerlo a raya?
Un abrazo y hasta otro post.